Aus der Tabelle
wird eine Anwendung.
Die Excel-Datei, mit der Ihr Betrieb arbeitet, wird zu einer Anwendung im Browser, mit einer Datenbank dahinter. Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig darin, und es gibt nur noch eine gültige Fassung.
Was Sie danach haben
Ihr Team arbeitet in einer Oberfläche im Browser statt in einer Datei. Die Daten liegen in einer Datenbank, jede Änderung trägt einen Namen und einen Zeitpunkt, und es gibt nur noch eine gültige Fassung.
Was sich im Tagesgeschäft ändert, lässt sich in drei Sätzen sagen.
Zwei Personen können gleichzeitig arbeiten, ohne dass eine von beiden ihre Eingaben verliert.
Niemand fragt mehr, welche der fünf Dateien im Netzlaufwerk die richtige ist.
Und wenn eine Zahl nicht stimmt, steht in der Anwendung, wer sie wann geändert hat, statt dass die Suche im Papierkorb beginnt.
Was gleich bleibt, ist ebenso wichtig: Gerechnet wird nach denselben Regeln wie bisher.
Wir bilden Ihre Datei nach, wir erfinden sie nicht neu.
Welche Regeln das genau sind, halten wir vorher schriftlich fest und lassen es uns von Ihnen freigeben.
Die Daten bleiben dabei jederzeit Ihre.
Die Anwendung läuft auf Ihrem Hosting, Sie bekommen den Quelltext, und jede Auswertung lässt sich als Tabelle herausziehen.
Es gibt keinen Dienst von uns, in den Ihre Zahlen wandern, und keine laufende Gebühr, ohne die etwas stehen bleibt.
Für wen
Betriebe, die eine gewachsene Excel-Datei im Tagesgeschäft einsetzen, mit bis zu 15 Personen daran und bis zu 40 Rechenregeln darin
Dauer
14 Wochen ab Bereitstellung der Datei und eines Zugangs
Größenordnung
etwa 17.000 bis 23.000 €
zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer
Das ist eine Abschätzung für den beschriebenen Umfang und kein Angebot. Was es tatsächlich kostet, hängt vom Umfang ab und steht erst nach dem Erstgespräch schriftlich fest. Passt der Zuschnitt nicht, nennen Sie Ihre Preisvorstellung. Wir antworten mit dem Umfang, der dafür machbar ist.
Was den Aufwand bestimmt, ist nicht die Größe der Datei
Die erste Frage lautet fast immer, wie viele Zeilen die Datei hat.
Sie ist die falsche.
Eine Datei mit 200.000 Zeilen und drei Formeln ist weniger Arbeit als eine mit 2.000 Zeilen, vierzig Formeln, Verweisen auf vier weitere Dateien und einem Blatt, das nur eine Person versteht.
Was den Aufwand treibt, sind die Rechenregeln, die Verknüpfungen zwischen Blättern und Dateien und die Sonderfälle, die nie jemand aufgeschrieben hat.
Deshalb steht unten die Zahl der Regeln und nicht die Größe der Datei.
Für dieses Mengengerüst gilt die Abschätzung:
- Rechenregeln
- Bis zu 40. Welche das sind, hält das Formelinventar in den ersten zwei Wochen fest, und Sie geben es frei.
- Dateien
- Eine führende Datei und bis zu vier weitere, aus denen sie liest.
- Bestandsdaten
- Bis zu 100.000 Zeilen aus höchstens fünf Blättern, einmalig übernommen.
- Personen
- Bis zu 15 benannte Personen in bis zu drei Rollen.
- Auswertungen
- Bis zu drei feste Ausdrucke oder Ausleitungen, als PDF oder als Tabelle.
- Makros
- VBA wird nicht übernommen. Bis zu fünf Makros beschreiben wir in ihrer Wirkung und setzen sie neu um.
- Schnittstellen
- Keine. Die Anwendung steht für sich.
Was enthalten ist
Die Abschätzung gilt für den folgenden Umfang.
Alles, was darin steht, ist am Ende in Betrieb und dokumentiert, nicht als Entwurf übergeben.
Der Umfang, Punkt für Punkt
- Zwei ganztägige Termine, in denen wir die Datei und den heutigen Arbeitsablauf aufnehmen. Wir sehen dabei zu, wie damit gearbeitet wird, und fragen nach den Fällen, die niemand aufschreibt.
- Das Formelinventar in den ersten zwei Wochen: jede Rechenregel schriftlich, mit einem Beispiel, das Sie nachrechnen können, und mit Ihrer Freigabe.
- Datenmodell und Datenbank, angelegt auf genau diese Regeln.
- Die einmalige Übernahme Ihres vorhandenen Datenbestands, mit einem Protokoll, das jede Zeile ausweist, die sich nicht widerspruchsfrei übernehmen ließ.
- Die Oberfläche im Browser für Erfassen, Suchen und Bearbeiten, bedienbar am Bildschirm und auf dem Tablet.
- Prüfungen bei der Eingabe, damit die Fehler gar nicht erst entstehen, die in einer Tabelle stillschweigend durchgehen.
- Der Rechenkern, der die freigegebenen Regeln umsetzt.
- Bis zu drei feste Auswertungen als PDF oder Tabelle, so wie Sie sie heute aus der Datei ziehen.
- Anmeldung, drei Rollen und ein Änderungsprotokoll, das für jeden Wert festhält, wer ihn wann geändert hat.
- Eine tägliche Sicherung auf Ihrem Hosting, deren Rückspielen wir einmal gemeinsam proben, statt es zuzusagen.
- 20 Abnahmefälle aus Ihrem echten Tagesgeschäft: dieselben Eingaben durch die alte Datei und die neue Anwendung, Ergebnis gegen Ergebnis.
- Inbetriebnahme, schriftliche Dokumentation und eine dreistündige Einweisung Ihres Teams.
- Acht Wochen Nachbesserung an dem, was wir geliefert haben.
Was nicht enthalten ist
Der Aufwand lässt sich abschätzen, weil der Umfang abgegrenzt ist.
Die folgende Liste ist deshalb kein Kleingedrucktes, sondern die andere Hälfte des Angebots.
Was hier steht, würde sonst im Projekt verhandelt, und zwar dann, wenn es dafür zu spät ist.
Die Abgrenzung, Punkt für Punkt
- Schnittstellen zu anderen Systemen
- ERP, Warenwirtschaft, Buchhaltung, DATEV, Kundenverwaltung, Zeiterfassung, Maschinen. Sobald Daten aus einem anderen System kommen oder dorthin zurückmüssen, ist die Anbindung ein eigenes Vorhaben und nicht ein größeres Paket.
- Neue Fachlichkeit
- Regeln, die es in Ihrer Datei bisher nicht gibt. Das Paket löst ab, es erfindet nicht. Was Ihnen unterwegs einfällt, halten wir fest und beziffern es getrennt.
- VBA-Makros in ihrer heutigen Form
- Übernommen wird die Wirkung, neu umgesetzt, bei höchstens fünf Makros. Ein über Jahre gewachsenes Makrowerk ist ein eigenes Thema.
- Das Aufräumen Ihrer Altdaten
- Wir übernehmen den Bestand, wie er ist. Was das Protokoll als widersprüchlich meldet, klären Sie fachlich, nicht wir.
- Rechnung, Zahlung und Mahnwesen
- Ebenso die steuerliche und handelsrechtliche Bewertung dessen, was gerechnet wird, die Verfahrensdokumentation nach GoBD und alle Aufbewahrungsfragen. Dafür ist Ihre Steuerberatung zuständig.
- Rechtsberatung
- Auch zum Datenschutz. Wir liefern die Beschreibung, welche Daten wo liegen; die rechtliche Bewertung gehört in andere Hände.
- Der Betrieb nach der Abnahme
- Serverpflege, Rufbereitschaft, Anwenderunterstützung. Dazu weiter unten mehr, weil es die Frage ist, die am häufigsten offenbleibt.
- Laufende Kosten
- Hosting, Lizenzen, Zertifikate, Sicherungsspeicher. Sie zahlen sie direkt, ohne Aufschlag über uns.
- Zweite Sprache, weitere Rollen, weitere Auswertungen, eigene App
- Alles machbar, nichts davon in dieser Abschätzung.
- Weitere Dateien Ihres Betriebs
- Das Paket löst eine ab. Die zweite ist günstiger als die erste, aber sie ist nicht umsonst.
- Gestaltung
- Die Oberfläche wird sauber und bedienbar. Ein eigenes Erscheinungsbild dafür zu entwerfen, ist nicht Teil des Pakets.
Das Formelinventar, und warum es der wichtigste Teil ist
Niemand weiß vor der Aufnahme genau, was in einer gewachsenen Datei steckt.
Auch Sie nicht, und das ist kein Vorwurf: Solche Dateien wachsen über Jahre, und die Person, die den entscheidenden Sonderfall eingebaut hat, arbeitet oft nicht mehr im Betrieb.
Deshalb steht am Anfang kein Programmieren, sondern ein Verzeichnis.
In den ersten zwei Wochen schreiben wir jede Rechenregel der Datei auf, mit einem Beispiel, das Sie nachrechnen können.
Danach entscheiden Sie, und die Entscheidung bindet beide Seiten.
Übernommen
Die Regel ist eindeutig, hat ein Beispiel und Ihre Freigabe. Sie wird gebaut.
Zurückgestellt
Die Regel ist unklar oder betrifft einen Fall, den es zweimal im Jahr gibt. Sie bleibt beim bisherigen Weg.
Abgelehnt
Die Regel widerspricht einer anderen. Erst entscheiden Sie, dann bauen wir.
Zurückgestellt ist kein Scheitern.
Es ist die ehrliche Antwort auf einen Fall, dessen Umsetzung mehr kostet, als er im Jahr an Zeit spart.
Sie erfahren das in Woche zwei und nicht in Woche zwölf.
Mit der Freigabe des Inventars steht die Zahl der Regeln fest.
Ohne diese Bremse ließe sich der Aufwand für eine gewachsene Datei nicht belastbar abschätzen, und wir würden es nicht versuchen.
Was nach der Übergabe gilt
Eine abgelöste Datei ist danach die Grundlage Ihres Tagesgeschäfts.
Vier Fragen entscheiden darüber, ob das gut geht, und sie gehören ins Angebot und nicht in eine spätere E-Mail.
Rechte, Betrieb und Haftung im Einzelnen
- Die Daten
- Sie gehören Ihnen, während des Projekts und danach. Wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag. Stehen personenbezogene Daten in der Datei, gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag dazu; wir legen ihn unaufgefordert vor.
- Der Quelltext
- Er geht an Sie, vollständig und dokumentiert, mit einem unbefristeten Nutzungsrecht ohne Zusatzkosten. Sie können damit zu einem anderen Anbieter gehen. Wir behalten das Recht, unsere allgemeinen Bausteine wiederzuverwenden; Ihre Regeln, Ihre Daten und Ihre Masken sind davon ausgenommen.
- Der Betrieb
- Die Anwendung läuft auf Ihrem Hosting, betrieben von Ihnen. Wir betreiben nichts und haben nach der Übergabe keinen Zugang, wenn Sie ihn nicht ausdrücklich einrichten. Acht Wochen lang bessern wir nach, was nicht arbeitet wie beschrieben. Danach ist Pflege eine eigene Vereinbarung nach Aufwand, mit vorher festgelegtem Umfang. Ohne eine solche Vereinbarung ist niemand zuständig, und das sagen wir lieber vorher als hinterher.
- Wenn falsch gerechnet wird
- Wir stehen dafür ein, dass die Anwendung die Regeln umsetzt, die im Inventar stehen und die Sie freigegeben haben. Dafür, dass diese Regeln fachlich richtig sind, stehen wir nicht ein; sie kommen aus Ihrem Betrieb. Die 20 Abnahmefälle sind der gemeinsame Beleg, dass beide Wege dasselbe rechnen. Bis zur Abnahme bleibt Ihre Datei die führende.
Was Sie beisteuern
Ohne Ihre Mitwirkung läuft dieses Paket nicht. Der Aufwand ist überschaubar, solange er eingeplant ist.
Ihre Mitwirkung, Punkt für Punkt
- Die Datei in der Fassung, mit der wirklich gearbeitet wird, und einen Hinweis auf jede Kopie, die sonst noch im Umlauf ist.
- Eine Person, die die Regeln erklären kann, mit rund 24 Stunden über die gesamte Laufzeit. Das ist der Posten, den Betriebe regelmäßig unterschätzen.
- Eine entscheidungsbefugte Person, die das Formelinventar freigibt.
- 20 echte Vorgänge mit dem Ergebnis, das herauskommen muss.
- Ein Hosting oder einen Server samt Zugang.
- Die schriftliche Freigabe, Ihre Daten für Entwicklung und Test zu verwenden, und bei personenbezogenen Daten den Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Die Bereitschaft, die alte Datei nach der Abnahme aus dem Tagesgeschäft zu nehmen. Zwei Wege parallel zu führen ist der häufigste Grund, warum solche Ablösungen scheitern.
Passt der Zuschnitt nicht?
Mehr als vierzig Regeln, eine Anbindung an Ihr Warenwirtschaftssystem oder ein anderer Zeitrahmen: Schildern Sie kurz, worum es geht. Sie erreichen uns unter info@phiec.de, werktags am selben Tag.