Ihre Unterlagen,
maschinell gelesen.
Zwei Pakete: Das eine beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Unterlagen und nennt die Stelle, aus der die Antwort stammt. Das andere liest ankommende Belege und legt die Angaben geprüft ab.
Warum beide auf einer Seite stehen
Beide arbeiten mit Ihren eigenen Dateien, und beide stellen dieselben drei Fragen: In welchem Zustand ist der Bestand, was tut die Technik, wenn sie sich nicht sicher ist, und wem gehört am Ende was.
Das erste Angebot beantwortet Fragen aus Ihren Unterlagen.
Jemand tippt eine Frage ein und bekommt eine Antwort, daneben die Stelle im Dokument, aus der sie stammt.
Gedacht ist das für Betriebe, in denen dieselben Fragen immer wieder gestellt und immer wieder von Hand nachgeschlagen werden.
Das zweite Angebot liest Belege, die bei Ihnen ankommen.
Es zieht die Angaben heraus, die Sie brauchen, prüft sie und legt sie als Datensatz ab, statt dass jemand sie abtippt.
Beide könnten eine eigene Seite haben.
Sie stehen zusammen, weil die Antworten auf die drei Fragen oben bis auf den Gegenstand dieselben sind.
Zweimal geschrieben würden sie mit der Zeit auseinanderlaufen, und dann stünde auf zwei Seiten desselben Betriebs Verschiedenes zur selben Sache.
Die übrigen Angebote mit festem Umfang stehen auf der Übersicht der Leistungen.
Fragen an die eigenen Unterlagen
ab etwa 5.000 €
drei Stufen, 6 bis 16 Wochen
Belege automatisch auslesen
etwa 12.000 bis 16.000 €
ein Belegtyp, 12 Wochen
Beides sind Größenordnungen, netto, zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Das Angebot richtet sich an Unternehmen.
Das ist eine Abschätzung für den beschriebenen Umfang und kein Angebot. Was es tatsächlich kostet, hängt vom Umfang ab und steht erst nach dem Erstgespräch schriftlich fest. Passt der Zuschnitt nicht, nennen Sie Ihre Preisvorstellung. Wir antworten mit dem Umfang, der dafür machbar ist.
Fragen an die eigenen Unterlagen beantworten
Ihre Leute stellen eine Frage in einem Eingabefeld und bekommen eine Antwort aus Ihren eigenen Unterlagen, mit der Stelle daneben, aus der sie stammt.
Der Nutzen liegt nicht darin, dass eine Maschine schreiben kann.
Er liegt darin, dass niemand mehr vier Handbücher öffnen muss, um zu erfahren, welche Regel für einen Fall gilt.
In vielen Betrieben weiß eine einzige Person, wo etwas steht, und wenn sie im Urlaub ist, wartet die Frage.
Damit eine Antwort brauchbar ist, muss sie nachprüfbar sein.
Deshalb steht neben jeder Antwort das Dokument mit Seite, und die Textstelle lässt sich aufklappen.
Wer die Antwort verwendet, sieht in zehn Sekunden, ob sie trägt.
Eingescanntes Papier ohne Textebene gehört nicht hierher.
Für ein Suchsystem steht in einem Bild-PDF nichts.
Das ist der Gegenstand des zweiten Angebots weiter unten.
- Für wen
- Betriebe, in denen dieselben Fragen immer wieder von Hand in Handbüchern, Richtlinien, Angeboten oder Protokollen nachgeschlagen werden
- Mengengerüst Stufe 1
- Ein Bestand aus einem Ablageort, bis zu 500 Dokumente und etwa 5.000 Seiten, Deutsch oder Englisch, als PDF mit Textebene, Word, Text oder HTML, eine Rechtegruppe, bis zu 25 Personen mit Zugang
- Dauer
- Stufe 1: 6 Wochen. Mit Stufe 2: 12 Wochen. Mit Stufe 3: 16 Wochen
- Nachbesserung
- Vier Wochen je Stufe
Drei Stufen, und jede steht für sich
Die erste Stufe ist auf rund siebeneinhalb Personentage gerechnet.
Das reicht für einen Bestand, eine Nutzergruppe und einen gemessenen Prüflauf.
Es reicht nicht für Rechte je Abteilung, für eine automatische Nachführung und für die Aufsicht über die Zeit.
Statt den Umfang zu kürzen, bis das Ergebnis unbrauchbar ist, ist er gestuft.
Stufe 1 ist keine Anzahlung.
Ein Bestand, eine Gruppe, jede Antwort mit ihrer Quelle.
Für einen Betrieb, in dem alle dieselben Unterlagen sehen dürfen, ist das der vollständige Nutzen.
Viele brauchen nie eine zweite Stufe.
Stufe 2 hält das System im Alltag.
Ohne Nachführung veraltet der Bestand, und ein veralteter Bestand ist schlimmer als keiner, weil die Antworten weiter zuversichtlich klingen.
Ohne Rechte je Bestand lässt sich nur freigeben, was ohnehin alle sehen dürfen.
Stufe 3 hält die Güte über die Zeit.
Die Lückenliste sagt Ihnen jeden Monat, welche Unterlage fehlt.
Der geprüfte Modellwechsel verhindert, dass ein Austausch das System unbemerkt verschlechtert.
Warum die höhere Stufe günstiger ist als zwei getrennte Aufträge
Wer später nachbeauftragt, zahlt den Wiederanlauf ein zweites Mal: Einarbeitung in den Stand, Zugänge und Freigaben erneut, eine zweite Abnahme.
Das sind zwei Personentage, und sie fallen unabhängig von der Größe des Vorhabens an.
Bei einem Vorhaben dieser Größe schlägt das stärker durch als bei einem großen, und deshalb ist der Vorteil hier vergleichsweise hoch.
Er ist gerechnet und nicht gerundet.
Stufe 1, antworten mit Quelle
etwa 5.000 bis 7.000 €
Stufe 2, im Alltag bleiben
etwa 9.000 bis 12.000 €
Stufe 3, Güte über die Zeit
etwa 12.000 bis 16.000 €
jede Stufe enthält die vorige
zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer
Zusammen beauftragt
Stufe 2 und Stufe 3 sparen den Wiederanlauf, der bei getrennter Beauftragung erneut anfällt
Das ist eine Abschätzung für den beschriebenen Umfang und kein Angebot. Was es tatsächlich kostet, hängt vom Umfang ab und steht erst nach dem Erstgespräch schriftlich fest. Passt der Zuschnitt nicht, nennen Sie Ihre Preisvorstellung. Wir antworten mit dem Umfang, der dafür machbar ist.
Was in Stufe 1 enthalten ist
Die Abschätzung gilt für genau diesen Umfang.
Der Umfang, Punkt für Punkt
- Aufnahme in einem halbtägigen Termin, gemeinsam mit einer Sammlung echter Fragen aus Ihrem Betrieb
- Schriftlicher Bestandsbefund in der ersten Woche: welche Quellen aufgenommen werden, welche nicht und warum
- Einlesen, Zerlegen und Indizieren der Dokumente
- Antwortstrecke, die zu jeder Antwort das Dokument mit Seite und die Textstelle ausgibt
- Frageoberfläche mit Anmeldung, bedienbar auf Bildschirm und Tablet
- Der ausdrückliche Fall „keine belegbare Antwort“, der als solcher ausgegeben wird
- Prüflauf mit 50 echten Fragen, deren Antwort Sie kennen, ausgewertet im Abnahmebericht
- Inbetriebnahme, Dokumentation und zweistündige Einweisung
- Vier Wochen Nachbesserung
Der Bestandsbefund ist die eingebaute Bremse
Vor der Aufnahme weiß niemand genau, was in einem gewachsenen Ablageort steckt, Sie eingeschlossen.
Der Befund sagt in der ersten Woche schriftlich, welche Quellen aufgenommen werden und welche nicht.
Was er ausschließt, bleibt beim bisherigen Weg.
Das Vorhaben wächst dafür nicht, und die Abschätzung auch nicht.
Ohne diese Klausel ließe sich der Aufwand für einen ungesehenen Bestand nicht belastbar abschätzen.
Der Umfang der Stufen 2 und 3, Punkt für Punkt
Was in Stufe 2 dazukommt
- Mehrere Bestände mit Rechten je Gruppe, durchgezogen bis in die Suche, damit niemand über eine Antwort etwas erfährt, das er im Ablageort nicht sehen dürfte
- Automatische Nachführung im Nachtlauf für neue, geänderte und gelöschte Dateien, einschließlich der Entfernung aus dem Index
- Rückmeldefunktion an jeder Antwort, mit Grund
- Monatlicher Güteauszug aus den Rückmeldungen
- Prüffragensatz auf 150 Fragen erweitert, zweiter Abnahmebericht
- Inbetriebnahme und Einweisung
Was in Stufe 3 dazukommt
- Auswertung der gestellten Fragen mit monatlicher Liste der Lücken, also der Fragen, für die es keine Unterlage gibt
- Geprüfter Modellwechsel: derselbe Fragensatz, Vergleich gegen das laufende Modell, schriftliche Freigabe vor dem Wechsel
- Versionierung jeder Fassung mit jederzeitigem Rückfall
- Überwachung über die Zeit, mit Meldung, wenn die Güte fällt
- Dokumentation und Einweisung
Das System wird falsch antworten
Nicht vielleicht, sondern sicher.
Ein Angebot, das das verschweigt, taugt nichts.
Der Umgang damit ist der Grund für drei der eingerechneten Positionen und steht deshalb hier und nicht im Kleingedruckten.
- Jede Antwort trägt ihre Quelle. Dokument und Seite stehen daneben, die Textstelle ist aufklappbar. Wer die Antwort verwendet, kann sie in zehn Sekunden prüfen. Eine Antwort ohne Quelle wäre wertlos, auch wenn sie stimmt.
- Ohne Beleg keine Antwort. Findet die Suche nichts Passendes, sagt das System das und rät nicht. Dieser Fall ist eingebaut und wird im Prüflauf eigens gemessen, weil er sonst der erste ist, der wegfällt.
- Der Prüflauf steht im Abnahmebericht, mit den Fragen, die falsch beantwortet wurden. Nicht nur eine Quote, sondern die Fälle. Sie sehen also vor der Inbetriebnahme, wo das System schwach ist.
- Keine Auskunft nach außen ohne einen Menschen. Das System antwortet Ihren Leuten. Eine Antwort an Ihre Kunden ist eine Erklärung Ihres Betriebs, und dafür ist die Voreinstellung die vorsichtige.
Zugesagt wird, dass das System so gebaut, gemessen und dokumentiert ist wie hier beschrieben und dass der Prüflauf samt seiner Fehler im Abnahmebericht steht.
Nicht zugesagt wird eine Trefferquote im laufenden Betrieb.
Was mit einer Antwort geschieht, entscheiden Ihre Leute, und die Verantwortung dafür bleibt bei Ihnen.
Was bei den Fragen nicht enthalten ist
Diese Liste ist so wichtig wie die Zahl daneben. Sie ist der Grund, warum sich der Aufwand überhaupt abschätzen lässt.
Die Abgrenzung, Punkt für Punkt
- Eingescanntes Papier
- Bild-PDFs ohne Textebene, Handschrift und Bildinhalte. Dafür gibt es das zweite Angebot auf dieser Seite
- Anbindung an andere Systeme
- Teams, Slack, Intranet, Ticketsystem, CRM, ERP
- Pflege Ihrer Unterlagen
- Bereinigen, Vereinheitlichen und Aussortieren von Altständen
- Weitere Sprachen
- Übersetzung und Bestände in weiteren Sprachen
- Schulung
- über die zweistündige Einweisung hinaus
- Beschaffung und Betrieb
- Server, Rechenkapazität, Lizenzen
- Betrieb nach der Abnahme
- Rufbereitschaft und Anwenderunterstützung. Ohne eine eigene Pflegevereinbarung ist danach niemand zuständig
- Auskünfte an Ihre Kunden
- ohne einen Menschen dazwischen
- Rechtsberatung
- einschließlich Datenschutz
- Trefferquote
- jede Zusage zu einer Trefferquote im laufenden Betrieb
Für wen
Betriebe, in denen ein wiederkehrender Belegtyp von Hand abgetippt wird
Dauer
12 Wochen ab Bereitstellung der Beispielbelege und der Umgebung
Größenordnung
etwa 12.000 bis 16.000 €
für einen Belegtyp
zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer
Das ist eine Abschätzung für den beschriebenen Umfang und kein Angebot. Was es tatsächlich kostet, hängt vom Umfang ab und steht erst nach dem Erstgespräch schriftlich fest. Passt der Zuschnitt nicht, nennen Sie Ihre Preisvorstellung. Wir antworten mit dem Umfang, der dafür machbar ist.
Belege automatisch auslesen
Was bei Ihnen an Belegen ankommt, wird gelesen, die benötigten Angaben werden herausgezogen und geprüft, und was durchgeht, liegt am Ende als Datensatz vor statt als Papier oder Bilddatei.
Gedacht ist das für den Fall, dass ein wiederkehrender Belegtyp von Hand abgetippt wird: Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Prüfprotokolle, Bestellbestätigungen.
Nicht für den Fall, dass zwanzig verschiedene Formulare unregelmäßig hereinkommen.
Dann ist die Erfassung nicht das Problem.
Die Abschätzung gilt für einen Belegtyp.
Das ist keine Verkleinerung des Angebots, sondern die ehrliche Aufwandsgröße: Annahme, Prüfoberfläche und Ausleitung fallen einmal an, Feldliste, Erkennung, Prüfregeln und Abnahmefälle je Belegtyp erneut.
Was ein weiterer Belegtyp kostet, steht deshalb daneben und nicht im Nachtrag.
Das Mengengerüst, für das die Abschätzung gilt
- Belegtyp
- einer, etwa Eingangsrechnungen oder Lieferscheine
- Angaben je Beleg
- bis zu 20
- Menge
- bis zu 2.000 Belege im Monat
- Sprache
- Deutsch
- Eingangsweg
- einer, etwa ein Postfach oder ein Ordner, in den der Scanner ablegt
- Zielformat
- eines, als CSV oder JSON
- Belegart
- maschinengeschrieben
- Mehrmengen
- je weiterer Belegtyp etwa 3.000 bis 3.500 €, je weiterer Eingangsweg und je weiteres Zielformat jeweils rund 800 €, netto und abhängig vom Umfang
Was enthalten ist
Die Abschätzung gilt für dieses Mengengerüst und für den folgenden Umfang.
Alles, was darin steht, läuft am Ende im Betrieb und ist dokumentiert, nicht als Entwurf übergeben.
Der Umfang, Punkt für Punkt
- Aufnahme in einem ganztägigen Termin, gemeinsam mit der Sichtung von 100 echten Belegen
- Schriftlicher Belegbefund in den ersten zwei Wochen: welche Ausprägungen vorkommen, welche Angaben zuverlässig zu finden sind und welche nicht
- Annahmestrecke aus Postfach, Ordner oder Scannerausgabe, mit Eingangsprotokoll, damit nachvollziehbar ist, was wann angekommen ist
- Texterkennung, auf Ihre Belege abgestimmt
- Erkennung von bis zu 20 Angaben je Beleg
- Prüfregeln: Pflichtangaben, Rechenproben, Formatprüfungen und Dublettenerkennung
- Prüfoberfläche, die Beleg und erkannten Wert nebeneinander zeigt und die Korrektur in einem Feld erlaubt
- Ausleitung als CSV oder JSON in einen Ordner, mit Übergabeprotokoll
- 100 Abnahmefälle aus echten Belegen, mit gemessener Erkennungsgüte je Angabe
- Inbetriebnahme, Dokumentation, dreistündige Einweisung
- Sechs Wochen Nachbesserung
Der Belegbefund ist die eingebaute Bremse
Er sagt schriftlich, welche Angaben die Technik auf Ihren Belegen zuverlässig findet und welche nicht.
Was er ausschließt, bleibt beim bisherigen Weg.
Das Vorhaben wächst dafür nicht, und die Abschätzung auch nicht.
Wenn die Erkennung unsicher ist
Eine Maschine, die aus einem Bild eine Zahl liest, liest manchmal falsch.
Entscheidend ist nicht, dass das nie passiert, sondern dass es auffällt, bevor die Zahl weiterläuft.
Jede erkannte Angabe trägt genau einen von drei Zuständen.
Übernommen heißt, der Wert ist gefunden und alle Prüfregeln greifen.
Prüfung nötig heißt, der Wert ist unsicher oder eine Prüfregel schlägt an, und der Grund steht am Feld.
Abgelehnt heißt, der Beleg ist nicht lesbar.
Der Mitlauf
In den ersten Wochen bestätigt eine Person jeden Datensatz, und das System zählt mit, wie oft es recht hatte.
Erst danach, und nur für die Angaben, die Sie schriftlich benennen, wird die Bestätigung abgeschaltet.
Das ist kein Vorbehalt, sondern der Grund, warum das Abschalten überhaupt verantwortbar ist.
Zugesagt wird, dass die Erkennung so gebaut, gemessen und dokumentiert ist wie beschrieben und dass die gemessene Güte je Angabe samt der Fehlerfälle im Abnahmebericht steht.
Nicht zugesagt wird eine Erkennungsquote im laufenden Betrieb.
Ein Beleg, den vorher niemand gesehen hat, kann aussehen wie keiner der hundert aus der Abnahme.
Was beim Auslesen nicht enthalten ist
Diese Liste ist so wichtig wie die Zahl daneben.
Beim Auslesen entscheidet sie vor allem darüber, wo das Vorhaben endet: bei der geprüften Angabe, nicht im Zielsystem dahinter.
Die Abgrenzung, Punkt für Punkt
- Anbindung an Ihre Systeme
- Buchhaltung, DATEV, ERP, Warenwirtschaft, CRM, Dokumentenmanagement. Sobald ein Zielsystem angebunden werden soll, ist die Anbindung das Vorhaben und nicht die Erkennung
- Elektronische Rechnungsformate
- Erzeugung oder Verarbeitung von ZUGFeRD und XRechnung
- Archivierung
- revisionssichere Ablage, Verfahrensdokumentation nach GoBD, Aufbewahrungsfragen
- Bewertung des Inhalts
- die steuerliche und handelsrechtliche Beurteilung dessen, was auf dem Beleg steht
- Handschrift
- handschriftliche Zusätze, Skizzen, Stempel als Inhalt und Zeichnungen
- Weitere Sprachen
- Belege in weiteren Sprachen und Schriftsystemen
- Zahlung
- Freigabe von Zahlungen und jeder Schritt danach
- Beschaffung
- Scanner, Server, Rechenkapazität, Lizenzen
- Altbestände
- Pflege und Nachbearbeitung dessen, was vor dem Projekt aufgelaufen ist
- Betrieb nach der Abnahme
- Rufbereitschaft und Anwenderunterstützung. Ohne eine eigene Pflegevereinbarung ist danach niemand zuständig
- Rechtsberatung
- einschließlich Datenschutz
Was Sie beisteuern
Beide Vorhaben laufen ohne Ihre Mitwirkung nicht. Das steht hier und nicht im Vertrag, weil es den Zeitplan bestimmt.
Ihre Mitwirkung, Punkt für Punkt
- Bei den Fragen: der Bestand
- in der Fassung, die gilt, an einem Ablageort und ohne Altstände im selben Ordner
- Bei den Fragen: 50 echte Fragen
- mit der Antwort, die herauskommen muss. Ab Stufe 2 weitere 100
- Bei den Belegen: 100 echte Belege
- über die vorkommenden Ausprägungen gestreut, mit den Angaben, die herauskommen müssen
- Bei den Belegen: Zugang zum Eingangsweg
- Postfach, Ordner oder Scannerausgabe
- Eine Umgebung
- in der die Anwendung laufen kann, samt Zugang
- Eine Person, die es kennt
- rund 12 Stunden je Stufe bei den Fragen, rund 20 Stunden über die Laufzeit bei den Belegen
- Eine entscheidungsbefugte Person
- die den Bestandsbefund beziehungsweise Belegbefund und Feldliste freigibt
- Schriftliche Freigaben
- dass Ihre Unterlagen und Belege für Aufbau und Prüfung verwendet werden dürfen. Enthalten sie personenbezogene Daten, gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag dazu, und wir legen ihn vor
- Rückmeldung im Betrieb
- ob eine Antwort gestimmt hat, ab Stufe 2 dauerhaft. Ohne sie lässt sich die Güte nicht messen
Was nach der Übergabe gilt
Beide Systeme arbeiten danach mit Ihren Unterlagen, in Ihrem Betrieb.
Vier Fragen entscheiden darüber, ob das gut geht, und sie gehören ins Angebot und nicht in eine spätere E-Mail.
Rechte, Betrieb und Haftung im Einzelnen
- Ihre Unterlagen und Belege
- gehören Ihnen, während des Projekts und danach. Wir verarbeiten sie im Auftrag
- Der Quelltext
- geht an Sie, vollständig und dokumentiert, mit unbefristetem Nutzungsrecht ohne Zusatzkosten. Ihre Unterlagen, Belege, Feldlisten und Fragensätze bleiben ausschließlich bei Ihnen; allgemeine Bausteine bleiben bei uns wiederverwendbar
- Betrieben wird bei Ihnen
- Vier Wochen Nachbesserung je Stufe bei den Fragen, sechs Wochen bei den Belegen. Danach ist Pflege eine eigene Vereinbarung nach Aufwand mit vorher schriftlich festgelegtem Umfang. Ohne eine solche Vereinbarung ist niemand zuständig
- Wofür wir geradestehen
- dafür, dass das System so gebaut, gemessen und dokumentiert ist wie beschrieben und dass die gemessenen Werte samt der Fehlerfälle im Abnahmebericht stehen. Nicht für eine Quote im laufenden Betrieb
Passt der Zuschnitt nicht?
Mehr Dokumente, mehrere Belegtypen, eingescanntes Papier im Fragenbestand oder ein Zielsystem, das angebunden werden soll: Schildern Sie kurz, worum es geht. Sie erreichen uns unter info@phiec.de, werktags am selben Tag.