KI im Unternehmen: die drei Fragen der Reihe nach

Wenn KI im Unternehmen zum Thema wird, lautet die Frage, die in Betrieben zuerst gestellt wird: Welches Werkzeug nehmen wir? Sie ist die dritte in der Reihenfolge. Davor stehen zwei andere, und wer sie überspringt, kauft eine Lizenz und stellt später fest, dass er sie nicht einsetzen darf.

Frage eins: Wessen Daten gehen da hinein?

Gehen Kundendaten in ein Sprachmodell, ist das eine Auftragsverarbeitung, und dann braucht es einen Vertrag nach Artikel 28 DSGVO.

Der praktische Fallstrick sind dabei die beiläufigen Daten, die im Moment der Eingabe niemand als Kundendaten wahrnimmt.

Ein Angebot, das man zur Formulierungshilfe einwirft, enthält den Kundennamen.

Ein Fehlerprotokoll enthält Serveradressen.

Eine weitergeleitete E-Mail, die man zusammenfassen lässt, enthält den ganzen Verlauf darunter, samt Signaturen, Telefonnummern und dem Angebotspreis aus der ersten Nachricht.

Die praktisch entscheidende Frage lautet deshalb: Was landet im Alltag tatsächlich in dem Eingabefeld?

Die Antwort kennt, wer täglich damit arbeitet; die Geschäftsführung kennt sie selten.

Herausfinden lässt sich das mit einer einfachen Frage in die Runde: Was haben Sie zuletzt in dieses Feld eingegeben? Die Antworten fallen konkreter aus als jede Prozessbeschreibung.

Frage zwei: Wem gehört, was herauskommt?

Beim Urheberrecht an KI-Ergebnissen führt der Weg über § 2 Abs. 2 UrhG: Urheberrechtsschutz setzt eine persönliche geistige Schöpfung voraus.

Ein rein maschinell erzeugtes Ergebnis erreicht diese Schwelle nicht.

Für den Betrieb heißt das praktisch: Ein Text oder ein Bild, das ohne nennenswerte eigene Bearbeitung entstanden ist, gehört niemandem, und niemandem gehören heißt auch, dass jeder es verwenden darf.

Wer damit ein Logo gestaltet, hat kein Logo, das er verteidigen kann.

Wer das Ergebnis erkennbar überarbeitet, verschiebt die Lage: Für den eigenen schöpferischen Anteil greift der Schutz wieder.

Der zweite Teil derselben Frage geht in die andere Richtung: Verletzt das Ergebnis fremde Rechte?

Ein Modell, das mit geschütztem Material trainiert wurde, kann Passagen daraus reproduzieren.

Das Risiko steigt mit der Größe des Modells, mit der Häufigkeit, mit der eine Passage im Trainingsmaterial dupliziert war, und mit der Länge des Prompts.

Praktisch heißt das: Vielfach im Netz kopierte Texte wie Songzeilen, Werbeslogans oder Standardklauseln sind gefährdeter als Nischenmaterial.

Die Haftung dafür trägt, wer veröffentlicht.

Frage drei: Welches Werkzeug

Erst jetzt.

Wenn Kundendaten hineingehen, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Zu prüfen ist außerdem, wo verarbeitet wird und was der Anbieter für eine Verarbeitung außerhalb des EWR vorlegt.

Wer sich diese Prüfung ersparen will, betreibt ein Modell im eigenen Haus.

Ohne Kundendaten fallen der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Frage nach dem Verarbeitungsort weg.

Übrig bleiben Qualität, Kosten und die Frage, ob der Anbieter Eingaben zum Training verwendet.

Die Antwort darauf steht in den Nutzungsbedingungen und selten in der Produktbeschreibung.

Diese Reihenfolge klingt selbstverständlich und wird trotzdem selten eingehalten, weil die Werkzeugfrage die einzige ist, die Spaß macht.

Was daraus folgt

Die verbreitete Sorge, KI im Betrieb sei rechtlich ein Minenfeld, ist übertrieben.

Viele Anwendungen in kleinen Betrieben betreffen unkritische Fälle: Formulierungshilfe für Texte ohne Personenbezug, Zusammenfassungen eigener Notizen, Recherche.

Die unbequeme Gegenthese: Genau weil so vieles unkritisch ist, entsteht die Gewohnheit, alles hineinzuwerfen.

Und dann liegt eines Tages eine Kundenliste in einem Eingabefeld, weil es schneller ging.

Eine schriftliche Regel, wer was womit machen darf, ist deshalb kein Bürokratismus.

Sie hält fest, welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten hinein dürfen und wer im Zweifel gefragt wird.

Sie ist die Maßnahme, die dieses Muster durchbricht, und sie passt auf eine Seite.

Quellen

Quellen zuletzt geprüft am 25. August 2026.

• Datenschutzkonferenz, die unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder: Kurzpapier Nr. 13: Auftragsverarbeitung, Art. 28 DS-GVO, Stand 17. Dezember 2018. Das ist Frage eins: „Auftragsverarbeiter ist nach Art. 4 Nr. 8 DS-GVO eine Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet“, und dazu die Pflicht: Der Verantwortliche „muss mit dem Auftragsverarbeiter einen Vertrag über die weisungsgebundene Tätigkeit schließen, der schriftlich oder in einem elektronischen Format abgefasst sein kann“. Bei Verstößen gegen Art. 28 nennt das Papier Geldbußen bis 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. datenschutzkonferenz-online.de, Kurzpapier Nr. 13 (PDF)

• Urheberrechtsgesetz: § 2 Geschützte Werke, herausgegeben vom Bundesministerium der Justiz. Das ist Frage zwei, im Wortlaut des Absatzes 2: „Werke im Sinne dieses Gesetzes sind nur persönliche geistige Schöpfungen.“ gesetze-im-internet.de, § 2 UrhG

• Quantifying Memorization Across Neural Language Models, arXiv:2202.07646, eingereicht am 15. Februar 2022, zuletzt geändert am 6. März 2023. Daraus der zweite Teil von Frage zwei, dass ein Modell Passagen aus dem Training wiedergeben kann, und wann besonders: „Memorization significantly grows as we increase (1) the capacity of a model, (2) the number of times an example has been duplicated, and (3) the number of tokens of context used to prompt the model.“ arxiv.org/abs/2202.07646

Was nicht abrufbar war

Der Dienst EUR-Lex antwortete am 25. August 2026 auf jede Anfrage mit HTTP 202 und leerem Response-Body, im Browser genauso wie auf der Kommandozeile.

Der amtliche Wortlaut von Art. 28 DSGVO und von VO (EU) 2024/1689 ist deshalb nicht als Beleg geführt.

Art. 28 ist stattdessen über die Veröffentlichung der Aufsichtsbehörden belegt.

Die KI-Verordnung ist für diesen Beitrag nicht herangezogen worden; keine Aussage des Textes stützt sich auf sie.

Was auf Erfahrung beruht

Drei Aussagen dieses Beitrags stammen aus Erstgesprächen der phi ec mit kleinen Betrieben im Zeitraum 2025/2026, nicht systematisch erhoben und nicht verallgemeinerbar: dass die Werkzeugfrage zuerst gestellt wird, dass die beiläufigen Daten der häufigere Fallstrick sind, und dass eine schriftliche Regel auf eine Seite passt.

Die Beobachtungen sind anonymisiert, Kundennamen werden nicht genannt.

Wo eine rechtliche Festlegung nötig wäre, trifft dieser Beitrag sie nicht.